家庭檔案整理方案 | 找不到的文件，這次一定能夠找到！

合同書(shū)、保險單、借據、協(xié)議書(shū)、出生證明、求學(xué)記錄、學(xué)歷證書(shū)、私人信件、相片……依附于個(gè)人而產(chǎn)生的文件，記錄著(zhù)一個(gè)個(gè)珍貴的時(shí)刻，細心收集、保存、歸攏，整合成一個(gè)人的成長(cháng)史。而這些文件、物品，也是家庭歷史不可缺少的一部分。

證券、股票、保險單、電器購買(mǎi)單據、電器說(shuō)明書(shū)……跟隨生活不停出現的各類(lèi)文件，家庭共有，人人享用。

這些有著(zhù)濃重時(shí)代色彩的各種家庭文件，也是社會(huì )變遷的小小縮影，共同成為家庭生息不止的精神財富。

?。?！ 然而 ?。?！

在生活中，我們有很多 「 找不到 」 的情境發(fā)生，最頭疼的是在緊急時(shí)刻，找不到重要的證明單、票據、說(shuō)明書(shū)……東找西翻，越著(zhù)急越找不到，放棄尋找后，不到兩天就會(huì )自動(dòng)出現，好像是誰(shuí)故意安排的一場(chǎng)惡作劇。

………………………………生氣到爆炸…………………………

家庭中，成員經(jīng)歷的不斷豐富、社會(huì )交際的深入和廣泛，家庭生活物品的采購更新，票據、合同、證書(shū)、保修卡等文件與日俱增，科學(xué)合理的分類(lèi)、管理和保存，日益成為一項重要的家務(wù)事項。不僅有利于重要的文件在需要使用時(shí)，能快速準確的找到，也能夠使得有紀念意義的文件和物品在欣賞、分享時(shí)，不出現 「 找不到 」 或 「 找不全 」 的尷尬情境。

如何才能科學(xué)合理的管理文件，創(chuàng )建家庭檔案呢？不妨從這幾件小事開(kāi)始。

?

專(zhuān)人管理

相較于一般的清潔或打掃類(lèi)家務(wù)，人人都能做、都可做，家庭檔案最好由家庭中的專(zhuān)人來(lái)管理。

通常情況下，以主管家庭日常事務(wù)的長(cháng)者來(lái)統一收管、整理。護照、身份證等比較私人的且經(jīng)常使用的文件可以自己管理。

明確權責，減少家庭成員間出現埋怨情緒，也能夠有效的發(fā)揮家庭檔案最大的使用價(jià)值。

?

材質(zhì)分類(lèi)

從材質(zhì)上分，紙質(zhì)類(lèi)、感光材料、磁性材料和其他。不同材質(zhì)的文件在保存上有不同的要求。

紙質(zhì)文件占據家庭檔案比重大，而且種類(lèi)多樣、規格不一。如獲獎證書(shū)、獎狀、商業(yè)合同書(shū)等，紙張的大小、厚薄、形狀各不相同。建議規格偏小、單張、較薄的文件放入檔案袋，集中收納。大開(kāi)面、成冊的文件放入文件夾中。

感光材料的文件主要是相片和底片，一旦受潮極易引起變質(zhì)、褶皺、失色，而且很難恢復。光照則易引起褪色，造成相片色彩失真，欣賞效果大打折扣。因此，保存此類(lèi)文件時(shí)，防潮避光是重點(diǎn)。

此外，底片整理時(shí)要小心謹慎，防止手指直接觸摸，留下指紋，避免底片劃傷，帶上薄手套整理是個(gè)很好的預防措施。

磁性材料的文件主要有錄像帶、磁帶、計算機軟盤(pán)等，高溫、磁場(chǎng)、潮濕、灰塵都能對此類(lèi)文件造成嚴重損壞，保存要求相對較高。在保存時(shí)，避免放置在電視、音箱、收音機等電器旁邊。以干燥、避光的地方為佳，經(jīng)常清除灰塵。

梅雨季時(shí)節，將磁帶、錄像帶等放入密封的塑料收納盒中，并放入干燥劑等吸潮物，起到更好的防潮效果。

?

長(cháng)期保存和短期保存

合同書(shū)、保險單、借據、協(xié)議書(shū)等，通常在一定時(shí)間內或是某種條件下有效且非常重要，有效時(shí)間已過(guò)或者某種條件不再存在時(shí)，有效性和價(jià)值就會(huì )發(fā)生降低，甚至完全喪失。

保存時(shí)，可以將有明確時(shí)間期限的文件分別放入標有“一年”、“五年”、“十年”等以時(shí)間長(cháng)度為標簽的文件夾，集中放置到一個(gè)檔案箱中。有效期超過(guò)十年的文件可視為永久有效的文件，集中收納到永久保存的檔案箱中。

值得注意的是，文件不要在有效期剛過(guò)就銷(xiāo)毀，可以再放置一段時(shí)間，比如三年。家庭檔案銷(xiāo)毀后，要在檔案目錄表中寫(xiě)明銷(xiāo)毀文件名稱(chēng)和銷(xiāo)毀時(shí)間。

?

檔案目錄表

家庭檔案目錄表中可設置：家庭檔案名稱(chēng)、有效期限、到期年月日、銷(xiāo)毀時(shí)間等重要的數據項，一一記錄下來(lái)，不僅能一目了然的查看所有正在保存的檔案有哪些，也可以在需要使用時(shí)，快速準確地查找到需要的文件。