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清潔環(huán)衛競標管理

發(fā)布時(shí)間:2019-12-09 09:36
作者:格瑞戴西

(一)競標管理

行業(yè)競標主要分為政府采購和企業(yè)采購兩種,政府采購有《采購法》、《招投標法》及《實(shí)施條例》做依據,采取的是相對規范、固定的競標形式去獲得候選供應商?,F在的企業(yè)采購也逐漸向政府采購靠攏,內部定標越來(lái)越少,但很多大型企業(yè)依然存在“入庫”行為,只有先進(jìn)入供應商庫才能參與競標。

行業(yè)里一般是公司的市場(chǎng)部或商務(wù)部在具體履行競標工作。

一)競標前信息收集及溝通

     競標信息的獲取一般來(lái)源有三:

序號
渠道
釋義
采購形式
1
轉介紹
利用資源渠道的介紹,獲知業(yè)務(wù)信息,在持續跟進(jìn)中會(huì )的成交機會(huì )
涵蓋所有的采購
2
合作
本地化的人脈獲得業(yè)務(wù)信息化、分公司運作模式
常見(jiàn)
3
網(wǎng)絡(luò )
通過(guò)網(wǎng)絡(luò )推廣,獲得客戶(hù)點(diǎn)擊、被動(dòng)跟進(jìn)
常見(jiàn)物業(yè)清潔和專(zhuān)項清潔

二)招標文件索取

行業(yè)常見(jiàn)索取招標文件的方式如下表:

序號
方式
常見(jiàn)類(lèi)型

1
購買(mǎi)招標文件
政府委托招標代理采購
采購紙質(zhì)文件、電子檔
2
網(wǎng)上報名
政府采購、部分國企、央企
有的需要入供應商庫
3
業(yè)主邀標
大型企業(yè)、個(gè)別政府采購
需要入供應商庫
4
內部邀標
5
其他
某些專(zhuān)項技術(shù)領(lǐng)域常見(jiàn)

根據業(yè)主或招標代理要求,結合企業(yè)自身資格條件索取招標文件。

三)投標文件制作(以政府采購為例)

    索取招標文件后需要進(jìn)入標書(shū)制作程序。政府采購有相關(guān)法令在規范招投標行為,所有的競標行為必須嚴格遵守政府采購法相關(guān)法規、政策。

    在標書(shū)制作中遵循的原則是:聽(tīng)話(huà)照做。即積極響應招標文件各項條款的要求,嚴格遵照條款需求去制作,若遇到含糊不清、存在不理解或歧義的詞句,可以咨詢(xún)指定的代理機構。

投標書(shū)制作是一門(mén)技術(shù)活,對制作者的智商、情商都有一定要求,小編有一個(gè)經(jīng)驗:

1、三個(gè)規則不可言。

(1)制作投標書(shū)的唯一原則是什么?

聽(tīng)話(huà)照做,標書(shū)制作不能耍小聰明,需要仔細研讀招標文件各項條款,嚴格遵照文件要求去響應,不可畫(huà)蛇添足、更不可遺漏,否則會(huì )造成重大扣分或者直接會(huì )判定為投標無(wú)效。

(2)投標書(shū)制作中,最應注意的是什么?

我們投標的目的是為了競標,競標中有一個(gè)重要環(huán)節就是能夠進(jìn)入投標程序,參與標書(shū)的細審中,從而得到評委的打分,如果因為響應不足,在開(kāi)標前就被宣判為無(wú)效投標,就是大家常說(shuō)的廢標,失去了繼續參與競標的資格,那么前期所有為了競標而付出的人力、物力及財力都將付之東流,這是最冤的,所以我們在投標書(shū)制作中,最應注意的是“制作一套有效的圖標文件”。

(3)最終決定中標的是什么?

一般在政府采購的評標環(huán)節會(huì )設定為7個(gè)評委,所以我們在紙質(zhì)投標中經(jīng)常會(huì )出現1正本6副本的條款規定,組成一般為1個(gè)法律、1個(gè)財務(wù)、1個(gè)業(yè)主代表和4個(gè)技術(shù)評委,其中主任評委不能由業(yè)主代表?yè)?,并且業(yè)主代表只能擔任技術(shù)評委。

在評標過(guò)程中遇到0分或遇到廢標情況時(shí),主任評委必須簽字確認,各評委在標書(shū)細審中根據從標書(shū)內容的科學(xué)性、合理性、完整性和落地性進(jìn)行逐項打分,最后得出投標書(shū)的最終分數,按照分數的排序,給出候選單位名單,在第一候選人不出意外的情況下,最高分即為中標人,所以在競標中最終決定我們中標的是:專(zhuān)家的評分。

鑒于標書(shū)評審中存在著(zhù)一定的客觀(guān)性和主觀(guān)性,客觀(guān)分數好評,而主管分數則與評委的好惡偏重有關(guān),在實(shí)際制作中小編歸納出一個(gè)技巧《如何獲得專(zhuān)家的好感》,也就是說(shuō)我們的標書(shū)制作人員需要有一定的情商,在制作技巧方面需要花一定的心思,條理清晰、言簡(jiǎn)意賅、圖文并茂,讓我們的評委能夠快速、高效、安全的給投標書(shū)評分。

2、標書(shū)研讀4重點(diǎn)。

對招標文件的研讀小編整理出“三色筆法”,利用三種顏色把招標文件中的關(guān)鍵節點(diǎn)進(jìn)行標識,一方面可以增加印象,另一方面在后續的檢查中不會(huì )遺漏重點(diǎn),把4個(gè)重點(diǎn)部分都用藍色的筆進(jìn)行標識,4個(gè)重點(diǎn)分別是:

(1)資格。

    在招標文件中說(shuō)的資格俗稱(chēng)門(mén)檻,招標文件中有三處對資格有要求,一是供應商資格要求章節有要求;二是在技術(shù)條款中對某些資質(zhì)有要求;三是評分標準中的細則中有一些特定條件。

(2)評分標準。

     逐字逐句研究評分標準中的條款,用藍色筆把對評分細則的分析進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸納、排序,并用規范的字句響應評分細則中的每一個(gè)細節,有助于標書(shū)做做過(guò)程中,盡可能體現出條理清晰。

(3)技術(shù)條款。

     文件中技術(shù)條款是標書(shū)落地的重要體現,對技術(shù)條款的分析、響應仔細度,可以看出我們制作的標書(shū)是閉門(mén)造車(chē),還是經(jīng)過(guò)了對現場(chǎng)的詳細勘察。它一般包括有項目基本情況、項目技術(shù)及管理要求、項目報價(jià)要求、注意事項和特殊要求四部分,這是業(yè)主單位最看重的內容,必須逐一響應不得有任何遺漏,否則會(huì )出現重大扣分甚至被判投標無(wú)效。

    (4)格式要求。

現在的投標文件篇幅越來(lái)越多,在沒(méi)有規定格式前,可以說(shuō)五花八門(mén),無(wú)疑增大了評標難度,現在的政府采購附件中都對格式有了嚴格要求,必須要遵照格式去編纂投標書(shū),否則直接會(huì )被判投標無(wú)效,有的地方甚至要求連格式下面用來(lái)提醒供應商的備注都必須要復制到投標書(shū)中。

對于格式的響應,我的方法是:復制+粘貼+填空。

3、模板參考五心眼。

可以這樣說(shuō),幾乎100%的標書(shū)制作人員在制作投標書(shū)時(shí)都是參照類(lèi)似模板,認為這樣方便、快捷,確實(shí)如此,參照模板有太多的好處,但是編者不贊成大家去參照模板,特點(diǎn)別是大篇幅的復制、粘貼模板不可取,雖然政府采購招標文件的內容大同小異,如果制作投標書(shū)時(shí)大篇幅的復制、粘貼類(lèi)似模板時(shí)一定要注意下面幾個(gè)問(wèn)題,否則會(huì )出現被廢標,很多朋友被廢標了,還莫名其妙、不知所以,想必就是在大篇幅的參照模板時(shí)出現和招標文件不相符甚至悖理的情況,嚴重不響應招標文件,重大扣分是輕的。

在參照類(lèi)似模板時(shí)請注意以下幾個(gè)方面的細節:

(1)名稱(chēng)。

    經(jīng)驗告訴我們,在參照模板時(shí)大家總是ctrl+f鍵把模板中的單位名字全部更換掉,一次性的解決單位名字,是的,這樣方法是個(gè)好辦法,但是在投標書(shū)中,不僅僅有單位名字,還有很多小地名,大家把單位更換了,未必能更換文件中的小地名,編者曾遇到過(guò)湖南項目的投標書(shū)里面出現了河北的地名,發(fā)送這樣情況就是在參照模板時(shí)更換了大名字忽略了小地名,嚴格的說(shuō)都會(huì )出現重大扣分。

(2)時(shí)間。

    大家對招標文件中要求的開(kāi)標、評標、結果公示等時(shí)間都會(huì )很關(guān)注,往往忽略了技術(shù)條款中很重要的作業(yè)時(shí)間、時(shí)長(cháng)的要求,在復制粘貼中極易出現錯誤,一旦發(fā)生毫無(wú)疑問(wèn)會(huì )出現重大扣分,甚至廢標。

(3)數字。

    數字多體現在報價(jià)中,有的招標文件對各項報價(jià)的數字、所占權重、組成結構等都有嚴格要求,這部分不可復制粘貼,只能按照招標文件要求逐字逐句地編纂,不可馬虎,一旦出問(wèn)題,只能是廢標。

(4)裝訂。

    很多單位在投標中會(huì )出現無(wú)效投保,意即投標書(shū)送到開(kāi)標現場(chǎng)因沒(méi)響應招標文件裝訂要求,當場(chǎng)被判廢標,實(shí)在是最低級失誤。杜招標文件要求的裝訂要求,需要逐字逐句理解文件精神,做到萬(wàn)無(wú)一失。

(5)其他要求。

    某些文件帶有地域特色,也因為招標代理的編纂習慣有一些我們不習慣的內容出現,比如偏離表、響應表等展現格式都或多或少有區別,不能復制粘貼,一旦馬虎只會(huì )出現廢標。

4、目錄編排兩遵循。

   投標目錄是綱,現在的word功能很多,多數人選擇自動(dòng)生成目錄,這樣勢必造成標書(shū)的目錄很長(cháng),有的多達20頁(yè),投標書(shū)要求條理清晰,言簡(jiǎn)意賅,太長(cháng)的目錄不方便評委評標,筆者認為有個(gè)好的目錄要:響應招標條款、直觀(guān)體現投標書(shū)的評分節點(diǎn)、內容簡(jiǎn)潔、對廢標條款有響應。

筆者的目錄編排兩遵循的操作流程是:

(1)找到招標文件的投保文件組成部分。復制+粘貼生成了第一目錄,這樣做的目的是無(wú)安全響應招標文件要求;

(2)在招標文件的附件【格式】部分,按照格式的內容及順序在生成的第一目錄中進(jìn)行微調。其目的是其完全響應投標格式要求;

(3)在招標文件的評分標準欄里把招標文件中評分內容,一般在表格的第二列,復制+粘貼到已生成相應目錄下面,形成第二目錄。便于專(zhuān)家通過(guò)擬定的投標目錄就能最直觀(guān)的找到評分點(diǎn);

(4)熟悉招標文件,在目錄的最后把關(guān)于廢標的條款進(jìn)行響應,如:對XXX項目廢標條款的響應。

     這樣生成的目錄一般不會(huì )超過(guò)2頁(yè),一方面在目錄里最大化的響應了招標文件要求,另一方面對評委而言又能快速找到評分點(diǎn)。

5、服務(wù)方案結構全。

我們總說(shuō)在政府采購中,價(jià)格部分是可以算出來(lái)的,商務(wù)部分是客觀(guān)的,而技術(shù)方案部分是主觀(guān)的,沒(méi)有標準答案,所以投標書(shū)分差的變數主要體現在技術(shù)方案部分。

很多人在制作技術(shù)方案時(shí)喜歡在網(wǎng)上下載、修改后就交差,筆者認為如果把技術(shù)方案用10份計算的話(huà),大凡這樣的方案只可能打4分,并非方案編纂的不好,而是方案結構不健全,是不健康的方案。

筆者認為一個(gè)完整的清潔環(huán)衛服務(wù)方案里面必須要體現幾個(gè)基本結構,對于“服務(wù)方案結構全”的描述,可分為兩種:

(1)簡(jiǎn)潔型服務(wù)方案。

     首先在方案必須體現出做好本服務(wù)的組織、部門(mén)或人,為方案的第一要素;

     第二要素是做好本服務(wù)所需要的材料、迎檢支持;

     第三是能實(shí)現保質(zhì)保量完成服務(wù)的詳細流程,要求圖文并茂,實(shí)事求是,具體到每個(gè)崗位,這是能真正落地的部分,也是業(yè)主單位最喜聞樂(lè )見(jiàn)的內容;

     第四是保障本服務(wù)措施,在行業(yè)里一般是以表格形式體現;

     第五對本服務(wù)結果的處理及控制,常見(jiàn)的是以獎懲制度的形式體現。

(2)管理職能型服務(wù)方案。

     筆者用一張表格對管理職能型服務(wù)方案進(jìn)行描述:

 


     實(shí)際上就是利用管理的5大基本職能把服務(wù)方案的5個(gè)要素進(jìn)行陳述。以上兩種服務(wù)方案互相穿插應用,可以把技術(shù)方案做的漂亮、精彩。

四)公開(kāi)競標

按照招標文件要求完成投標書(shū)的制作后就要參與投標,投標主要有以下幾種形式:

序號
投標形式
準備工作
備注
1
紙檔投標
攜帶相關(guān)證照,提前到達開(kāi)標現場(chǎng)
現場(chǎng)開(kāi)標有可能進(jìn)行資格再審
2
電子投標
按照要求標書(shū)上傳
同時(shí)需要在網(wǎng)上提前報名
3
軟件投標
需要辦理相關(guān)的AC、數字證書(shū)
利用軟件上傳標書(shū)后,在開(kāi)標現場(chǎng)須攜帶AC、數字證書(shū)

無(wú)論是哪種開(kāi)標形式。最終標書(shū)制作的技巧都是一樣。

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