文件整理“把文件全部丟棄”也沒(méi)問(wèn)題——【格瑞戴西】清潔整理收納專(zhuān)題

書(shū)籍類(lèi)的整理完成后就開(kāi)始進(jìn)行文件的整理。

什么是文件呢？比如，掛在墻上的袖珍信箱里塞得滿(mǎn)滿(mǎn)的郵寄品，冰箱上貼滿(mǎn)的孩子學(xué)校寄來(lái)的通知書(shū)之類(lèi)的印刷品，電話(huà)機旁邊放著(zhù)的還沒(méi)及時(shí)回復的同學(xué)的明信片，還有攤放在桌子上好幾天的報紙。家中會(huì )留存這么多的文件，主要有以下幾方面的原因。

很多人認為家里的文件應該比辦公室少得多，但其實(shí)不然。通過(guò)整理，從顧客家里清除出來(lái)的文件數量，至少也有整整兩袋四五升垃圾袋，最多的高達十五個(gè)垃圾袋。家用碎紙機里不斷地發(fā)出"咔——"的聲音，我已聽(tīng)過(guò)不知多少次了。

要管理這么大數量的文件絕非易事。不過(guò)我偶爾還是會(huì )碰到非常善于整理文件的人，讓我不禁肅然起敬。因為當我問(wèn)"怎樣管理文件？"時(shí)，對方甚至給予了近乎完美的回答："和小孩有關(guān)的文件放入這個(gè)文件夾，食譜放在那個(gè)文件夾，雜志的剪貼放在這里，電子產(chǎn)品的說(shuō)明書(shū)放在這個(gè)盒子里……"

分類(lèi)之詳細，甚至讓人聽(tīng)到一半就會(huì )走神。

坦率地說(shuō)，我很討厭文件的分類(lèi)，也從不用很多的文件夾或是認真地寫(xiě)上標簽進(jìn)行分類(lèi)。因為我覺(jué)得，如果是辦公室里對多人共用的文件進(jìn)行分類(lèi)還可以，但平常在家里使用的文件根本沒(méi)有規規矩矩分類(lèi)的必要。

我現在的結論是：處理文件的基本原則就是全部丟掉。

也許有些人聽(tīng)了會(huì )驚得目瞪口呆。但這世上真的沒(méi)有比文件更麻煩的東西了，因為就算你小心翼翼地珍藏，也完全不會(huì )有一點(diǎn)心動(dòng)感，不是嗎？

所以，凡是不符合"現在正使用"“暫且需要"、‘需要永存”這三項標準的文件，都應該毫不猶豫地全部丟掉。

這里所說(shuō)的"文件"不包括過(guò)去收到的情書(shū)或者日記之類(lèi)的物品。這些"紀念品”類(lèi)的物品要到最后才進(jìn)行整理。因為我曾親眼看到有些人由于整理這些物品而明顯地減慢了整理的速度。

所以，首先要集中精力整理那些完全沒(méi)有心動(dòng)感的文件，一氣呵成。朋友或戀A寄來(lái)的信件則視為“紀念品"來(lái)處理，請先不要動(dòng)手整理。

完成了那些無(wú)心動(dòng)感文件的整理后，剩下的文件該怎么處理呢？

我的文件整理法非常簡(jiǎn)單，只把文件大體上分為"需要留存"和“待辦”兩類(lèi)。文件整理的基本原則是全部丟棄，但若需要把文件留下來(lái)，則應分清是屬于哪一類(lèi)的文件。

首先說(shuō)說(shuō)待辦的文件。顧名思義，這類(lèi)文件是自己必須處理的文件。其中包括需要回復的信件、預計提交的報告、準備瀏覽的報紙等。因此，應專(zhuān)門(mén)開(kāi)辟一個(gè)"待辦專(zhuān)區”，把這些文件集中收在一處。

重點(diǎn)是，這個(gè)"待辦專(zhuān)區”必須只有一處，絕對不可增加。

?講座資料

芳香療法講座、邏輯學(xué)講座、市場(chǎng)指導講座，這些都是熱心學(xué)習的人趨之若鶩的地方。最近盛行"早晨活動(dòng)”，許多早晨講座如雨后春筍般地開(kāi)辦起來(lái)，無(wú)論在時(shí)間上還是內容上都有很大的余地可供選擇。

老師為我們精心制作的學(xué)習講義就如勛章那樣確實(shí)不能隨意丟棄。不過(guò)，那些熱心學(xué)習的人士房間里卻被這些講座的書(shū)籍和學(xué)習講義占據了相當大的空間，所以進(jìn)入這樣的房間就會(huì )產(chǎn)生一種難以言喻的壓迫感。

M小姐是一家廣告公司的職員（三十多歲），剛進(jìn)入她房間時(shí)，就會(huì )誤以為進(jìn)入了她的辦公室。首先看到的是書(shū)桌上排放著(zhù)一長(cháng)排的文件夾，M小姐自豪地說(shuō)道："這些全部是參加講座時(shí)的講義?！彼莻€(gè)公認的講座發(fā)燒友，平時(shí)都采用文件夾保管自己參加的所有講座的資料。

我常聽(tīng)到這樣的聲音："什么時(shí)候想重新學(xué)習。"可是，真的會(huì )重新學(xué)習嗎？沒(méi)有，許多人都沒(méi)有。

講座資料也是家中最常見(jiàn)的一種文件。一般來(lái)說(shuō)，擁有許多同類(lèi)講座資料的情況非常多。究其原因，就是你沒(méi)有掌握好講座的內容。

與其說(shuō)這是壞事，毋寧說(shuō)你依然沒(méi)有重新學(xué)習過(guò)去的講座資料。坦率地說(shuō)，如果不踐行講座中學(xué)到的內容，這種所謂的講座就沒(méi)有意義。確實(shí)，剛接受講座知識的瞬間是有價(jià)值的，但是從接受的瞬間到結束的瞬間你能否踐行學(xué)到的內容才是關(guān)鍵。不妨捫心自問(wèn)："為什么我要特意付出高額的學(xué)費去參加講座學(xué)習呢？”按常理，講座的內容只要看看書(shū)本就可以了。其實(shí)，你是為了感受講座現場(chǎng)的學(xué)習氣氛和老師的熱情才特意前去聽(tīng)課的。也就是說(shuō)，真正的講座資料就是講座本身，是鮮活的事物。因此，你應該抱著(zhù)“講座的資料盡可全部丟棄”的心態(tài)前去聽(tīng)課。如果你把資料丟棄后又感到后悔了，不妨再參加一次相同的講座，而且要把重點(diǎn)放在立即踐行方面。話(huà)說(shuō)回來(lái)，如果你身邊一直擁有講座資料，就代表你絕對沒(méi)有去付諸實(shí)踐。

最近聽(tīng)說(shuō)有人擁有一百九十次講座資料的事。若是這種情況，應立即把講座資料“全部丟棄"。

?信用卡消費明細

信用卡的消費明細表也應該全部丟掉。

信用卡明細表的原本目的究竟是什么？它對很多人來(lái)

說(shuō)，就是告知在這個(gè)月用了多少錢(qián)。使用者經(jīng)過(guò)確認后，就把用去的金額寫(xiě)在家庭收支簿上，然后應該立刻丟棄明細表。由于明細表已經(jīng)完成了它的使命，所以丟棄了也絕無(wú)問(wèn)題。再說(shuō)，到底什么時(shí)候會(huì )因失去信用卡明細表而感到困擾呢？或許是信用卡自動(dòng)扣款產(chǎn)生糾紛，法庭審理需要它作為證明材料的時(shí)候吧。但這種事基本上不可能發(fā)生。實(shí)在沒(méi)有必要為了這種不可能發(fā)生的事，小心翼翼地保管這些信用卡的明細表。水電、煤氣等公共費用的銀行賬戶(hù)自動(dòng)扣款通知單也一樣，狠下心把這些文件丟掉吧。在我的顧客中，最難以丟文件的是一對律師夫婦。"如果法庭需要這個(gè)文件該如何是好？”他們一直存有這樣的擔心，所以擁有的文件數量總是居高不下。不過(guò)現在連這對職業(yè)夫婦都最終舍棄了幾乎所有的文件，所以請盡可放心地丟棄信用卡之類(lèi)的消費明細吧。

?電子產(chǎn)品的保證書(shū)

電視機、數碼相機等電子產(chǎn)品必定附有保證書(shū)。家里只有這類(lèi)正規產(chǎn)品的保證書(shū)才需要集中起來(lái)加以妥善保管。不過(guò)遺憾的是，大多數人的這種做法就是差了那么一點(diǎn)點(diǎn)。

最常見(jiàn)的做法是用文件夾來(lái)保管。因為文件夾可以依照電子產(chǎn)品的種類(lèi)分類(lèi)收納，所以很受歡迎。實(shí)際上這是個(gè)陷阱。如果分類(lèi)過(guò)細，有可能使人看漏或看錯文件。

使用這類(lèi)文件夾時(shí)，一般都會(huì )把產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)和保證書(shū)放在一起保管。但我不認為這樣是正確的，而且覺(jué)得這些使用說(shuō)明書(shū)都可以棄之不用。我們再重新審視一下就不難發(fā)現，這些東西幾乎都不曾再次使用?；旧?，需要詳讀說(shuō)明書(shū)的電子產(chǎn)品，如數碼相機、電腦等，說(shuō)明書(shū)都很厚，大多從一開(kāi)始就沒(méi)放入文件夾里。所以我敢斷言，就是丟掉保管在文件夾里的使用說(shuō)明書(shū)也絕無(wú)問(wèn)題。

我也會(huì )請我的顧客們丟掉使用說(shuō)明書(shū)（包括數碼相機、電腦的使用說(shuō)明書(shū)），大家一致反映"完全沒(méi)有問(wèn)題，不會(huì )造成什么困擾"。即使電器發(fā)生了故障，只要自己動(dòng)手，通過(guò)各種調試也會(huì )很快排除故障。如果一時(shí)難以奏效，直接去購買(mǎi)那個(gè)產(chǎn)品的商店詢(xún)問(wèn)或者通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索解決辦法，都還沒(méi)有解決不了的問(wèn)題。

現在再把話(huà)題回到保證書(shū)上，我認為最好的保管方法就是把這些產(chǎn)品保證書(shū)不加分類(lèi)地放入普通的文件夾里。

保證書(shū)大多一年也使用不上一次，甚至長(cháng)年不用。這種使用率很低的文件有必要一份一份十分細心地分類(lèi)保管嗎？況且一旦需要，夾頁(yè)也沒(méi)貼上標簽，還是得一頁(yè)一頁(yè)翻著(zhù)找。所以不如全都放在一起，要找的時(shí)候全部拿出來(lái)找。兩種方法所花費的精力和時(shí)間幾乎相同。

另外，如果保證書(shū)分類(lèi)過(guò)細，就會(huì )減少逐一過(guò)目的機會(huì )。而且不留意的話(huà)就容易累積一大堆已經(jīng)過(guò)期的保證書(shū)。所以若不分類(lèi)地集中在一個(gè)文件夾里，則需要某一份保證書(shū)時(shí)就會(huì )一份一份地查看，自然就會(huì )發(fā)現其中的某份保證書(shū)已經(jīng)過(guò)了期限，就能自動(dòng)地把所有的保證書(shū)都檢查一遍。

這樣的做法可以省去定期檢查內容的麻煩手續，而且文件夾是家家必備的收納物品，所以也不需要特意去買(mǎi)。另外使用空間也只有不到過(guò)去的十分之一。

?賀年卡

賀年卡的任務(wù)就是向對方發(fā)出新年的問(wèn)候：“今年也請您多加關(guān)照了。"其實(shí)，當新年里收到賀年卡的瞬間，它的使命就已經(jīng)完成了。所以一旦確認了賀年卡的對獎號碼后可說(shuō)一聲“謝謝您今年也想到我！"，然后就可以毫無(wú)顧忌地丟掉了。若要利用它制作明年親友的地址通訊簿，只需保存一年即可。除了依然讓自己心動(dòng)的賀年卡，其余的趕緊全部都丟掉吧。

?使用完的存折

使用完的存折就失去了用處，不必反復再看。即使反復地看存款也不會(huì )變多，沒(méi)有特殊的例外還是立刻丟掉吧。

?薪水明細

薪水明細的任務(wù)就是告知"這個(gè)月發(fā)了這些工資"。

當你收到后在查核確認了其中內容的瞬間，它的作用就已結束。